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Ufficio mobile: le migliori applicazioni per gestire il nostro lavoro fuori casa da iPad | Guida iPadevice



L’estate è finalmente arrivata ed è giunto il momento di abbandonare la scrivania, caricare le batterie del nostro amato iPad e scoprire il meglio delle applicazioni, e degli accessori per lavorare in movimento. Perché, in quest’epoca di connessioni a banda larga e Wi-Fi, molti di noi passano ancora il giorno ancorati a una scrivania e a una girevole? Con una buona connessione, un iPad e le giuste applicazioni sarebbe possibile lavorare senza alcun problema da qualsiasi luogo. In questo articolo vi mostreremo come non sia più necessario passare la giornata davanti a una scrivania per compiere il proprio dovere, perché nessuno dovrebbe avere alcuna ragione di sapere che state lavorando sul vostro iPad e perché l’aria aperta favorisce la produttività.

L’estate è ormai arrivata e di sicuro questo è il momento migliore per prepararsi a un grosso cambiamento nello stile di vita. Le giornate passate a lavorare sotto un albero, con il vento tra i capelli, non saranno soltanto più piacevoli di quelle trascorse sotto l’impetuoso flusso dell’aria condizionata, ma risulteranno probabilmente anche molto più produttive e foriere di grande ispirazione.

Applicazioni per l’ufficio

Tutti sanno che è necessario aprire, creare e modificare i file di Microsoft Office per lavorare, ma non c’è alcuna ragione per restringere il campo delle opzioni in materia. Nel corso degli ultimi 20 anni Word, Excel e PowerPoint sono diventati gli standard del settore: ecco perché qualsiasi suite di programmi per ufficio per iOS degna di tale nome prevede il supporto di questi formati.

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QuickOffice Pro HD supporta tutti i formati Microsoft più recenti, oltre ai semplici file di testo, ed è in grado di scrivere e leggere direttamente da diversi servizi di archiviazione online, inclusi Google Docs, Evernote e Dropbox. E’ possibile organizzare i file in cartelle, mentre uno strumento di ricerca interno all’applicazione può scovare i file in tutti i servizi connessi e non soltanto tra quelli salvati in locale.

Purtroppo, però, prende in considerazione solo i nomi dei file e non il loro contenuto. L’interfaccia utente è pratica e ridotta al minimo, il che consente di concentrarsi sul lavoro senza alcuna distrazione, e la compatibilità è eccellente. La formattazione è elementare, dato che ci sono solo 12 tipi di carattere tra cui scegliere, ma Cambria e Calabri sono fortunatamente inclusi. Si tratta dei due caratteri di base delle ultime edizioni per computer di Microsoft Office, per cui qualsiasi documento importato o condiviso con gli amici dovrebbe rispecchiare adeguatamente l’originale.

L’applicazione non riesce a rivaleggiare con Pages in termini di precisione dell’impaginazione, ma offre un comodo strumento per trascinare i paragrafi verso sinistra, destra o centro per impostarne l’allineamento. Nel modulo dei fogli di calcolo compare una versione più avanzata di questa funzione che consente anche di scegliere la posizione verticale dei dati nelle celle. Quando bisogna spostare i file da QuickOffice entra in gioco il suo server web integrato, il che vuol dire che è possibile scaricare i file memorizzati sul dispositivo Apple utilizzando un semplice browser per Mac o Windows. Un sistema, questo, sicuramente più veloce di dover inviare i documenti a sé stessi via e-mail o del trasferimento via iTunes.

C’è anche un comodo punto di deposito in fondo all’interfaccia grafica: trascinate i file su questo punto e potrete condividerli su Twitter, Facebook, Linkedin e quattro altri social network. In definitiva QuickOffice Pro HD offre molto in relazione al suo prezzo. Costa un centesimo in più di una coppia di applicazioni della serie iWork di Apple, ma unisce tre strumenti in una sola applicazione.

Se siete utenti Mac probabilmente avrete una certa familiarità con Pages, Numbers e Keynote, ovvero i tre componenti di iWork. Apple li ha portati su iPad nel Gennaio del 2010, replicando molte delle notevoli funzioni degli originali per computer. Le applicazioni, inoltre, sono universali e funzionano ugualmente bene su iPhone e iPad.

Pages (AppStore Link)

Nome:

Pages
9,99

Categoria:

Produttività
Numbers (AppStore Link)

Nome:

Numbers
9,99

Categoria:

Produttività
Keynote (AppStore Link)

Nome:

Keynote
9,99

Categoria:

Produttività

Invece di imitare Microsoft Office, queste applicazioni utilizzano un loro formato proprietario e lo fanno per un buon motivo: Pages è più vicino a uno strumento per l’impaginazione che non a un semplice editor di testi, Numbers consente di piazzare tabelle multiple su un unico foglio di calcolo al contrario di quanto fa Excel e Keynote offre transizioni molto dinamiche.

 

Replicare esattamente queste funzioni nei formati di Word, Excel e PowerPoint sarebbe impossibile. E’ comunque possibile aprire i file realizzati con Microsoft Office ed esportare i file negli standard Microsoft, sia tramite e-mail che con il caricamento su server.  La conversione è generalmente buona ma non esente da difetti.

Se l’impaginazione e la presentazione sono meno importanti del prezzo, assicuratevi di dare un’occhiata a Office² HD.

Citrix QuickEdit (AppStore Link)

Nome:

Citrix QuickEdit
Gratis

Categoria:

Economia

Sebbene costi meno di una singola applicazione iWork, offre una buona compatibilità con Word ed Excel e può gestire i file di PowerPoint. In quest’ultimo caso, sfortunatamente, le prestazioni hanno perso regolarmente grafici e disegni nel corso dei miei test. Inoltre, dal momento che i file di aiuto relativi ai fogli di calcolo sembrano risiedere su un server remoto invece che all’interno dell’applicazione, richiedere una spiegazione in merito a una particolare funzione fa apparire una pubblicità per gli altri programmi del gruppo Byte Squared invece dell’aiuto richiesto.

Non proprio il massimo quando ci si trova lontani dalla propria scrivania e bisogna preparare una proposta economica. Fatte salve queste problematiche, Office² HD è un’app interessante e su App Store gli stessi sviluppatori propongono a 4.99€ altre app specifiche come Sheet² HD [Link iTunes]  per i fogli di calcolo, e Doc² HD [Link iTunes]  per i file di testo.

Accedere ai documenti da qualunque luogo

Lavorare in remoto è utile soltanto se è possibile rimanere in contatto con la famiglia, gli amici e i colleghi, condividendo file e idee in tempo reale. Ciò implica la necessità di avere un modo efficiente per condividere i documenti, che funzioni bene tanto sull’iPad quanto sul Mac o sul PC dell’ufficio. E’ in questo settore c’è l’imbarazzo della scelta.

Dropbox (AppStore Link)

Nome:

Dropbox
Gratis

Categoria:

Produttività

Dropbox gestisce la sincronizzazione dei file tra iPad, iPhone, Mac e PC, inclusi quelli con il sistema operativo Linux. Per iniziare avrete 2 GB di spazio gratuito, che potrete incrementare a 50 GB o 100 GB pagando un canone mensile.

Dopo aver scelto le cartelle da sincronizzare sul Mac o sul PC, l’applicazione ne copierà i contenuti sul suo server ogniqualvolta noterà un cambiamento e spedirà le nuove versioni a ogni dispositivo collegato al vostro account. Il client Dropbox è un eccellente visualizzatore di file che può aprire documenti in formato Excel, Pages, PDF, World, XML e altro ancora.

E’ possibile condividere i file immagazzinati inviando un link via e-mail ai propri contatti, e se si vuole lavorare su un documento localmente si può utilizzare una funzione di apertura che individua le applicazioni compatibili con il formato selezionato tra quelle installate sull’iPad.

Diverse applicazioni utilizzano Dropbox in maniera nativa. L’elementare word processor PlainText [Link iTunes] è soltanto uno dei tanti strumenti per ufficio che salvano i lavori direttamente sull’account di Dropbox, per cui qualsiasi documento creerete in viaggio sarà li ad attendervi sul computer quando tornerete in ufficio. Si tratta di una perfetta unione di produttività e backup passivo: anche se il vostro iPad dovesse andar perso o venir rubato, i vostri dati saranno al sicuro.

Anche QuickOffice pro HDOffice² HD da poco citati, possono leggere e salvare sull’account Dropbox. Il servizio offerto da Dropbox non è comunque l’unica opzione di questo tipo, considerate anche SugarSync [Link iTunes] che offre 5 GB di spazio gratuitamente e un massimo di di 100 GB con il pagamento di un canone mensile. Per coloro che non vogliono affidarsi alla galleria fotografica interna per sincronizzare le loro immagini, inoltre, l’apposito strumento dedicato di SugarSync semplifica il trasferimento delle foto da e verso iPad.

Se avete bisogno di spostare delle immagini da usare in una presentazione di Keynote, questo sistema sarà molto più semplice del trascinamento di iPhoto o Aperture o dell’invio tramite e-mail.

Anche Box [Link iTunes] fornisce 5 GB di spazio a costo zero e arriva a un massimo di 1 TB con le iscrizioni a pagamento. Non offre solo la sincronizzazione dei file, ma anche l’integrazione diretta con Google Docs, il controllo delle revisioni e il recupero delle vecchie versioni dei documenti salvati e molte opzioni per la ricerca testuale, dipendenti però dal tipo di account scelto.

La sua offerta iniziale è più generosa di quella di Dropbox, con 5 GB di spazio per tutti gli utenti, ma sappiate che optando per un account gratuito non potrete caricare file di dimensioni maggiori di 25 MB. Dropbox, al contrario, accetta file di qualsiasi dimensione quando si utilizza l’applicazione per computer per il caricamento, e di 300 MB al massimo per gli upload effettuati tramite l’apposito sito web.

Il servizio iCloud di Apple si integra ottimamente con QuickOfficeOffice² HD e iA Writer [Link iTunes] ma è in combinazione con Numbers, Keynote e Pages che da il meglio di sé. Viene infatti utilizzato per sincronizzare i documenti tra tutti gli iPad, iPhone e iPod Touch collegati allo stesso account Apple ID. Sarete in grado di vederlo al lavoro, dato che tutti i file modificati vengono momentaneamente indicati con una freccia in un angolo dello schermo mentre viene eseguito il caricamento. Nel caso non vediate apparire la freccia, assicuratevi che iCloud sia attivo per le applicazioni che lo usano tramite la schermata di configurazione dell’iPad.

iCloud, a ogni modo, non è propriamente perfetto per lavorare su più piattaforme. Il suo supporto su OS X e Windows è attualmente ridotto e richiede di scaricare i documenti nei formati PDF, Microsoft o nativi tramite un browser. Per gli utenti Mac, però, questo cambierà presto con l’introduzione di Mountain Lion, che incorporerà una funzione chiamata “Documenti nel Cloud”.

Rimanere connessi

Non è mai stato così facile rimanere in contatto con i colleghi, e non costa neanche una fortuna. Skype [Link iTunes] è stato per lungo tempo il più popolare servizio di telefonia online. Ancor oggi è spesso il modo più economico per fare chiamate internazionali, dato che indirizza la connessione attraverso Internet in modo da farla giungere alla rete telefonica più vicina al telefono di destinazione per minimizzare i costi.

Attualmente disponibile sia su iPhone, sia su iPad, e gratuito in entrambi i casi, rappresenta la scelta migliore anche per le videochiamate perché fa ciò che FaceTime non è in grado di fare: consente di parlare con utenti che non hanno iOS o un Mac.

L’edizione iPhone ha persino la riduzione del tremolio integrato, anche se soltanto per la fotocamera posteriore, in modo da rendere il video più fluido se si fa una videochiamata mente si cammina. Dovrete aggiungere del credito al vostro account tramite il sito skype.com prima di poter chiamare numeri fissi o cellulari, ma se vorreste parlare con un altro utente di Skype attraverso l’applicazione non dovrete pagare nulla.

Il programma controlla lo stato di connessione di tutti gli utenti nella vostra lista dei contatti, per cui potrete vedere in un istante la loro disponibilità per le conversazioni. Contiene anche un semplice client per i messaggi online, grazie al quale potrete chattare liberamente.

Andare in rete

Lavorare sul campo richiede comunque una connessione attiva ovunque. I possessori di iPad 3G dotati di un buon collegamento mobile non hanno di questi problemi, ovviamente, ma cosa fare se non c’è campo o ci si trova all’estero? O se non si hanno funzioni 3G sul proprio dispositivo? Se il vostro iPad supporta unicamente il Wi-Fi e avete bisogno di lavorare fuori dall’ufficio, potete usare la funzione Hotspot Personale degli iPhone 4 e 4S, che consente appunto di condividere la connessione 3G con l’iPad.

Questa operazione andrà a influire sul credito del vostro telefono, ovviamente, ma potrebbe pur sempre rivelarsi più economica dell’acquisto di un iPad 3G se siete già in possesso di un Melafonino. Il vostro operatore telefonico applicherà probabilmente delle tariffe aggiuntive se supererete la vostra soglia di traffico dati, per cui farete bene a tenere d’occhio i vostri consumi. Il modo più semplice per monitorare tutto ciò è andare su Impostazioni > Generali > Utilizzo > Cellulare e potrete vedere quanti dati avete scambiato con la rete e azzerare le statistiche per ogni nuovo ciclo di tariffazione.

Se la cosa però vi sembra troppo complicata, potreste scaricare Utilizzo dati [Link iTunes] e inserire i vostri limiti di traffico per essere sempre avvertiti del loro raggiungimento.

Un’altra opzione consiste nel raggiungere un Hotspot pubblico e attivare la connessione Wi-Fi. Cercate bar e caffetterie che offrono l’accesso a Internet come incentivo per attirare la clientela, dato che nella maggior parte dei casi queste connessioni saranno gratuite.

Se state pianificando un viaggio d’affari, potreste voler controllare in anticipo i servizi offerti dal vostro albergo. Molti hotel propongono il Wi-Fi nelle aree pubbliche e delle connessioni Ethernet opzionali nelle stanze. Nessun dispositivo iOS, chiaramente, ha una porta di Rete, ma utilizzando un piccolo e pratico AirPort Express potrete condividere questo tipo di collegamenti fisici.

Ciò vuol dire che potrete continuare a lavorare e anche a guardare i film in streaming, spesso spendendo meno di quanto fareste guardando qualcosa sulla pay TV della stanza. Se sceglierete di utilizzare il collegamento AirPort nei vostri viaggi, assicuratevi di installare l’Utility AirPort [Link iTunes] prima di partire per semplificare la preparazione della rete e la risoluzione di eventuali problemi una volta giunti in albergo.

Accedere sempre al PC/Mac

Ci sono più di 600.000 applicazioni nell’App Store. Si potrebbe quindi pensare che coprano ogni possibile necessità, ma non è sempre così. Per esempio per i database su App Store potrete trovare Bento for iPad [Link iTunes] ma manca il noto Microsoft Access, e bisogna registrare anche l’assenza di tutti quei programmi freeware e shareware che si utilizzano normalmente per lavoro sul computer dell’ufficio.

L’unica scelta, quando bisogna far ricorso a questi programmi, è accedere al computer tramite il proprio dispositivo iOS. Ignition [Link iTunes]  prodotto dal gruppo LogMeln, consente di controllare in remoto un Mac o un PC grazie a un’applicazione gratuita installata sul computer. Presenta una copia del desktop remoto sull’iPad che, a dispetto della risoluzione ridotta dei dispositivi portatili, rimane sorprendentemente utilizzabile.

Può avviare un computer in sospensione, così da non dover lasciar accesa la macchina collocata in ufficio, e può controllare un numero illimitato di computer. Potrete accedere indifferentemente al vostro PC di casa oppure a quello della vostra compagna. L’applicazione è indubbiamente costosa, per cui se non avete bisogno del supporto per i video HD e della stampa sulle stampanti compatibili con AirPlay, potreste prendere in considerazione l’applicazione gratuita LogMein [Link iTunes] che offre le stesse caratteristiche di base di Ignition.

Splashtop Remote Desktop for iPad [Link iTunes] esegue una funzione simile, collegandosi a un programma gratuito chiamato Splashtop Streamer che risiede sul Mac o sul PC.

E’ un’applicazione rapida e reattiva, completa di molte gesture multitouch che possono replicare i click del mouse e le operazioni di scorrimento. Attenzione, però, perché ridimensiona la risoluzione del computer a 1024×768 per fare in modo che non si debba continuamente riposizionare l’immagine sullo schermo dell’iPad.

Insomma, le soluzioni per affrontare e gestire il proprio lavoro sotto l’ombrellone sono tante e noi di iPadevice abbiamo cercato in questo articolo di rendervi la vita più semplice sotto questo profilo. Una cosa di sicuro è certa, forse sotto il candido e piacevole calore del sole, la brezza marina che accarezza la nostra pelle e la morbida sensazione della sabbia, godersi l’estate e le nostre vacanze può rivelarsi la soluzione migliore. 8) A voi la scelta.

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13 Commenti

  1. Ottimo articolo

  2. Complimentissimi….!!!

  3. Che bel post! Grande Ale! (c’è il banner che spacca 😀 ahaha)

  4. Ti sei dimenticato teamviewer che é gratuito se non utilizzato professionalmente…

  5. grazie per l’articolo!

  6. E non dimentichiamoci CLOUDON….. Ottimo e gratuito..!!

    • Concordo alla lista mancano Cloud On e Teamviewer entrambi gratuiti per uso personale ed entrambi ben fatti.
      La compatibilità di cloud on sui pacchetti office è elevatissima trattandosi di fatto dei programmi originali

  7. Ottimo articolo!
    Per i miei gusti mancano GoodReader,Penultimate , e Wunderlist…
    Io li uso tantissimo

  8. Complimenti, uno degli articoli piu completi che abbia mai visto! Io personalmente uso TeamViewer e lo trovo molto valido.

 

   Commenti




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